Pada tanggal 6 Juni 2024, telah diselenggarakan Pelatihan Auditor dan Sosialisasi SmartQuality di Universitas Universitas Muhammadiyah Purwokerto. Acara ini bertujuan untuk meningkatkan pemahaman dan keterampilan auditor internal serta memperkenalkan sistem SmartQuality sebagai upaya memperkuat penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di lingkungan universitas. Berikut beberapa poin penting yang dibahas dalam acara tersebut:
1. Raker Tidak Punya Ruang untuk Mengada-Ada
Dalam pelatihan ini ditekankan bahwa Rapat Kerja (Raker) harus diadakan dengan transparansi dan akuntabilitas tinggi. Tidak ada ruang untuk manipulasi data atau informasi yang tidak valid. Semua keputusan dan rencana kerja harus didasarkan pada data yang akurat dan relevan.
2. RTM Tidak Akan Diselenggarakan Jika Pimpinan Tidak Hadir
Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) merupakan momen penting untuk evaluasi dan pengambilan keputusan strategis. Oleh karena itu, RTM tidak akan diselenggarakan jika pimpinan tidak hadir. Kehadiran pimpinan memastikan bahwa semua keputusan yang diambil memiliki otoritas dan dapat segera ditindaklanjuti.
3. Audit Akan Dilakukan Secara Detail
Pelaksanaan audit akan dilakukan dengan sangat rinci dan teliti. Setiap aspek akan diperiksa untuk memastikan kepatuhan terhadap standar dan prosedur yang telah ditetapkan. Auditor dituntut untuk memiliki ketelitian tinggi agar tidak ada aspek penting yang terlewatkan.
4. SPMI Adalah Ruh untuk Universitas
SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) dianggap sebagai “ruh” bagi universitas. Sistem ini memastikan bahwa seluruh kegiatan akademik dan non-akademik berjalan sesuai dengan standar mutu yang telah ditetapkan, sehingga kualitas pendidikan dan pelayanan terus meningkat.
5. Tugas Pokok dan Fungsi Struktur Organisasi
Setiap bagian dalam struktur organisasi universitas memiliki tugas pokok dan fungsi (tupoksi) yang jelas. Sosialisasi ini menekankan pentingnya pemahaman terhadap tupoksi masing-masing agar tidak terjadi tumpang tindih tugas dan setiap unit dapat bekerja secara optimal.
6. Bagi Auditi yang Tidak Mengunggah Dokumen Tidak Akan Ada AL
Auditi yang tidak mengunggah dokumen yang diperlukan sesuai jadwal tidak akan diberikan Audit Lapangan (AL). Kepatuhan terhadap tenggat waktu dan kelengkapan dokumen sangat penting untuk memastikan proses audit berjalan lancar dan tepat waktu.
7. Sistem Akan Dibuka Kembali Jika Auditi Kekurangan Berkas
Apabila auditi mengalami kekurangan berkas yang belum diunggah, sistem akan dibuka kembali untuk memungkinkan pengunggahan berkas tambahan. Kebijakan ini bertujuan untuk memberikan kesempatan bagi auditi memperbaiki kekurangan dan memastikan semua dokumen yang diperlukan tersedia untuk audit.
Dengan pelatihan ini, diharapkan para auditor dapat melaksanakan tugasnya dengan lebih baik dan sistem SmartQuality dapat diterapkan secara optimal di Universitas Muhammadiyah Purwokerto. Peningkatan kualitas ini akan berkontribusi pada pencapaian visi dan misi universitas serta peningkatan mutu pendidikan yang berkelanjutan.
